Kassennachschau: Bargeschäfte im Fokus

Wie Sie den scharfen Anforderungen an elektronische Kassensystemen begegnen

Das sorgt derzeit für Gesprächsstoff: Die Kassennachschau – Nur unter strikten Voraussetzungen wird die Kassenführung vom Fiskus anerkannt. Die Anforderungen an elektronische Kassen sind scharf – denn sie sind Teil des buchführungsrelevanten Systems. Doch wie genau sehen die Forderungen aus? Und was sollten Sie tun, um einer unangekündigten Kassennachschau optimal Stand zu halten?

Ohne Bargeschäfte geht es in der Bäckerei „noch“ nicht – doch wer diese tätigt, macht sich für das Finanzamt besonders interessant. Die „gute“ Nachricht ist: mit einer offenen Ladenkasse sind Sie von den Vorschriften nicht betroffen. Die meisten Bäckereien nutzen allerdings elektronische Kassensysteme! In diesem Fall müssen Sie einige Pflichten berücksichtigen, damit steuerrechtlich alles einwandfrei abläuft.

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Elektronische Registrierkasse

Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Als technische Voraussetzung elektronischer Registrierkassen gilt: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten und alle Geschäftsvorfälle müssen registriert und dokumentiert werden. Das betrifft insbesondere auch die Umsatzsteuersätze der Kassenvorgänge. Per Kassenbuch sind die Einnahmen und Ausgaben der Kasse festzuhalten. Egal, ob Geldeingänge durch Kundenzahlungen, Geldabgänge durch Entnahmen oder Stornierungen: Jede Bewegung in der Kasse muss einzeln aufgezeichnet werden und transparent ersichtlich sein. Eine Verdichtung einzelner Vorgänge ist nicht mehr gestattet. Sämtliche Rechnungen, die durch ein Kassensystem erstellt werden, müssen unveränderbar und vollständig gespeichert werden. Die Daten sind in dieser geschlossenen Form über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Alle Aufzeichnungen müssen jederzeit für das Finanzamt lesbar und maschinell auswertbar sein. Bevor Sie also eine Kasse wegwerfen, denken Sie an die Datensicherung – sonst droht eine Schätzung! Zu den relevanten Daten gehören Journal- und Auswertungsdaten, genauso wie Programmierdaten und jegliche Angaben zu Änderungen der Stammdaten.

Kassennachschau

Wenn der Prüfer zweimal klingelt…
Als Bäckerei mit einem elektronischen Kassensystem müssen Sie besondere formelle Anforderungen beachten. Seit 2018 hat das Finanzamt die Möglichkeit, im Zuge einer so genannten Kassennachschau vor Ort unangekündigt und ohne Anlass zu prüfen, ob Sie diesen Aufzeichnungspflichten ordnungsgemäß nachkommen. Stellen Sie daher regelmäßig die volle Funktionstüchtigkeit Ihrer Kasse sicher und halten Sie immer die notwendigen Unterlagen parat.

Welche Pflichten haben Sie?
Sie haben eine Mitwirkungspflicht und müssen demnach dem Prüfer Zugang zu Ihren Kassen und allen Aufzeichnungen gewähren. Darüber hinaus müssen Sie alle Organisationsunterlagen (also zum Beispiel Bedienungs- oder Programmieranleitungen) vorlegen. Auch eine Verfahrensdokumentation sollten Sie griffbereit haben. Die elektronischen Kassenaufzeichnungen müssen dem Prüfer in auswertbarer Form – also per Übermittlung oder per Datenträger – zur Verfügung gestellt werden.

So verhalten Sie sich bei der Kassennachschau richtig
Die Kassennachschau ist keine steuerstrafrechtliche Ermittlung. Bleiben Sie also gelassen und freundlich, kooperativ und selbstbewusst. Die Belegschaft Ihrer Bäckerei sollte keine Gespräche mit dem Prüfer über geschäftliche Belange führen. Auskünfte an ihn erteilt ausschließlich ein geschulter Ansprechpartner, also im Optimalfall Sie oder Ihr Steuerberater. Beaufsichtigen Sie den Prüfer während der gesamten Prüfung!

Der Bäcker Steuerberater-Björn Malig-Kassennachschau-Kassenprüfer
Besuch vom Kassenprüfer

Was wäre wenn?
Tauchen bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf oder zweifelt der Prüfer an der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kasse, kann er direkt zu einer regulären und umfassenden Betriebsprüfung übergehen. In dem Fall werden alle betrieblichen Aufzeichnungen und Daten geprüft. Dem voran geht eine schriftliche Mitteilung. Wenn Ihr Kassensystem nicht den verschärften Anforderungen entspricht, kann ein Bußgeld bis 5.000 Euro festgesetzt werden. Liegt eine leichtfertige Steuerverkürzung vor, drohen Strafen bis 50.000 Euro. Wenn Mängel bei Ihren Kassenaufzeichnungen auftauchen, riskieren Sie sogar die Verwerfung Ihrer Buchführung – das führt zu Hinzuschätzungen des Finanzamts und zu Steuernachzahlungen.

Ausblick
Ab 2020 gibt es weitere Verschärfungen und jeder Bäcker hat die Pflicht, diese Anforderungen zu erfüllen. Konkret heißt das: Elektronische Kassensysteme müssen dann zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen besitzen, die den Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) entsprechen. Das bedeutet, dass

  • ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können 
  • auf einem Speichermedium die Einzelaufzeichnungen für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert werden 
  • eine einheitliche digitale Schnittstelle die Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleistet 
  • die Kassen in der Lage sind, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg für den Kunden auszugeben 
  • alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet sind – das betrifft Bestände genau wie Neuinbetriebnahmen.
Der Bäcker Steuerberater-Björn Malig-Kassennachschau-Kassenprüfer
Heute schon an morgen denken

Heute schon an morgen denken
„Das oberste Credo in jedem Betrieb heißt: Die Kasse muss stimmen.“ Das ist weit mehr als ein kluger Kalenderspruch. Viele elektronische Registrierkassen, insbesondere ältere Modelle mit flüchtigen Speichern, erfüllen die aktuellen Vorgaben nicht mehr. Daher ist es an der Zeit, dass Sie Ihre Kassen prüfen, umrüsten oder neue Systeme anschaffen. Sie haben sich für eine Neuanschaffung entschieden? Dann lassen Sie sich vom Hersteller garantieren, dass das Kassensystem den Anforderungen ab 2020 entspricht. Übrigens gibt es bis Januar 2023 eine Schonfrist, um die Umrüstung oder Neuanschaffung umzusetzen.

Nehmen Sie die Neuerungen rechtzeitig ernst, denn Betriebsprüfer haben elektronische Kassensysteme schon jetzt verstärkt ins Visier genommen. Achten Sie auch darauf, ob Ihre Ausstattung den Anforderungen entspricht. Wenn Sie in der Angelegenheit unsicher sind oder das nicht alleine machen wollen, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Er kann per Checkliste und Fragebogen alles mit Ihnen durchgehen und so Schwachpunkte identifizieren. 

Checkliste: Entspricht Ihre Kasse den verschärften Anforderungen des Finanzamts?

  • Alle Geschäftsvorfälle werden einzeln aufgezeichnet.
  • Die Erfassung der Geschäftsvorfälle kann weder unterdrückt noch verändert werden.
  • Die Aufzeichnungen sind jederzeit lesbar und maschinell auswertbar. Datenänderungen (Stammdaten, Journal, Auswertung, Programmierung) werden aufgezeichnet.
  • Alle elektronisch erzeugten Belege werden unveränderbar und vollständig aufbewahrt.
  • Alle Kassenaufzeichnungen werden zehn Jahre lang archiviert.

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