Gutscheine und Rabatte für Kunden und Mitarbeiter

Wer Gutscheine oder Rabatte richtig einsetzen will, muss auch die steuerlichen Stolpersteine kennen.

(Geschenk-) Gutscheine
Zum 1.1.2019 wurden die steuerlichen Regelungen für Gutscheine EU-weit vereinheitlicht. Steuerlich wird seitdem nur noch in Ein- oder Mehrzweckgutscheine unterschieden. Wer Gutscheine für nicht näher bezeichnete Leitungen – Mehrzweckgutscheine – ausgibt, tauscht aus steuerlicher Sicht nur ein Zahlungsmittel (Bargeld) gegen das andere (Gutschein). Es ergeben sich keine steuerlichen Konsequenzen. Wer dagegen Gutscheine über konkret bezeichnete Leistungen – Einzweckgutscheine – ausgibt, muss bereits bei der Vereinnahmung des Gutscheinbetrages die darin enthaltenen Umsatzsteuer abführen.

Rabatte für Kunden
Um den Kunden langfristig an seine Bäckerei zu binden, können Sie ihn mit einem Rabatt-System bei jedem Einkauf belohnen. Hierzu können Sie Coupons oder Kundenkarten einsetzen. Die Kundenkarten können auch als Zahlungsmittel eingesetzt werden, wodurch Kosten des Bargeldverkehrs reduziert werden können. Auch nach einer Kundenbeschwerde wird häufig ein Preisnachlass in Form eines Gutscheins gewährt. All diese Rabatte an Kunden haben steuerlich eines gemeinsam: Sie mindern den Gewinn.

Rabatte für Mitarbeiter
Bäckereien nutzen immer häufiger Sachzuwendungen, um ihren Arbeitnehmern zusätzliche Anreize bei der Beschäftigung zu bieten. Wer die Sonderregelungen geschickt ausnutzt, senkt seine Steuer- und Sozialabgaben. Infrage kommen Rabattfreibeträge auf eigene Erzeugnisse und Sachzuwendungen. Im Rahmen der gesetzlichen Regelungen ist beides grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei den Zuwendungen spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber arbeitet.

Rabattfreibetrag für Mitarbeiter
Voraussetzung für die Anwendung des Rabattfreibetrags ist, dass die Waren vom Arbeitgeber selbst hergestellt oder vertrieben werden und nicht überwiegend für den Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht werden. Als Basis dient der Endpreis, also jener Preis, der auch vom Verbraucher im Geschäft zu zahlen wäre. Hiervon werden 4 % abgezogen. Dieser Betrag wird auch als berichtigter Abgabepreis bezeichnet. Davon wird die Zahlung des Arbeitnehmers abgezogen, die er mit dem Arbeitgeber vereinbart hat. Der übrig gebliebene Betrag stellt nun den geldwerten Vorteil dar, also jenen Betrag, der den Einnahmen zugerechnet wird. Übersteigt der Rabatt insgesamt den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR, wird der Differenzbetrag abgezogen und der Rest dann normal als Arbeitslohn versteuert.

Sachbezüge für Mitarbeiter
Bei der Wahl der Aufmerksamkeit, mit der Sie sich bei Ihren Mitarbeitern erkenntlich zeigen wollen, haben Sie großen Spielraum. Sie können im Rahmen der Freigrenze von bis zu 44 Euro nach Belieben beispielsweise Pralinen, Bücher, Blumen, Eintrittskarten oder Einkaufs- und Tankgutscheine verschenken. Insbesondere Tankgutscheine erfreuen sich großer Beliebtheit bei den Mitarbeitern. Ausgehändigte Gutscheine dürfen seit Mitte 2017 auch auf Geldbeträge ausgestellt sein. Aber Vorsicht: Sobald der Höchstbetrag von 44 Euro auch nur geringfügig überschritten wird, kann die gesamte Zuwendung als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn gelten.

Diese Leistungen des Arbeitgebers bleiben steuerfrei
Zu den für das Unternehmen und den Mitarbeiter vollständig von der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben befreiten Sachzuwendungen gehören:

  • Sachbezüge, die innerhalb der monatlich verfügbaren 44-Euro-Freigrenze liegen und
  • persönliche, anlassbezogene Aufmerksamkeiten mit einer Freigrenze von bis zu 60 Euro pro Anlass
  • Feierlichkeiten des Unternehmens bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter bis zu zwei Mal jährlich;
  • Unterstützung des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung durch Kurse förderungswürdiger Anbieter mit bis zu 500 Euro pro Kalenderjahr, umgelegt auf die Zahl der teilnehmenden Mitarbeiter nach § 3 Nr. 34 EstG;
  • Leistungen zur Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in einer Betreuungsstätte, einem Kindergarten oder bei einer Tagesmutter, wenn diese kein Bestandteil des Lohns sind und die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. (§ 3 Nr. 33 EStG);
  • Vermittlung und Beratung zur Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen und Kindern, in zwingenden beruflichen Gründen auch die kurzfristige Übernahme der Betreuung in Höhe von bis zu 600 Euro. (§3 Nr. 34a EstG)

Es ist wichtig, dass Sie den Zeitpunkt der Übergabe der Sachzuwendung gegenüber dem Finanzamt dokumentieren. Entscheidend bei der Anerkennung der steuervergünstigten oder steuerfreien Sachzuwendung durch das Finanzamt ist der Zeitpunkt, an dem einem Arbeitnehmer diese Leistung zufließt und nicht, wann der Arbeitnehmer diese in Anspruch nimmt. Der Arbeitnehmer kann also beispielsweise problemlos an ihn ausgegebene Gutscheine ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt den Gesamtwert einlösen.

Im Zweifel gilt wie immer: Fragen Sie Ihren Steuerberater.

Bäckersteuerberater Björn Malig
Björn Malig

Infos zum Autor
Björn Malig
Steuerberater und Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.)
Standortleiter der RTS Steuerberatungsgesellschaft KG in Filderstadt

Die Kanzlei befasst sich seit vielen Jahren mit den branchentypischen Fragen von Konditorei- und Bäckereibetrieben und ist auf Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert.

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